Klar, konkret und
konstruktiv:
So führen auch heikle Personal-gespräche zum Erfolg
Ein besonders beliebtes Seminar der X4B-Serviceagentur für die Wirtschaft trainiert Führungskräfte im Führen von schwierigen Personalgesprächen. X4B-Geschäftsführer Markus Humpert sagt, worauf es bei solchen Gesprächen vor allem ankommt.
Der Mitarbeiter ist zu spät – schon das dritte Mal in dieser Woche. Die Mitarbeiterin ist ständig mit dem Handy beschäftigt und das Team muss ihre Arbeit immer wieder nachbessern. Höchste Zeit für Personalchef oder Geschäftsführerin, ein Krisengespräch zu führen. Doch statt dauerhafter Verbesserung bringt solch ein „klärendes Gespräch“ nicht selten Frust und verhärtete Fronten. „Schwierige Personalgespräche führt niemand gern, weder Angestellte noch Chefs. Doch es gibt ein paar Tricks, mit denen man für beide Seiten eine angenehme Gesprächsatmosphäre schaffen und auf diese Weise schon einen sehr großen Schritt in Richtung Konfliktlösung gehen kann“, sagt Personalcoach Markus Humpert.
Humpert ist Geschäftsführer der X4B-Serviceagentur für die Wirtschaft, die zahlreiche Seminare und Trainings zu ganz unterschiedlichen Themen aus dem betrieblichen Alltag für Unternehmen und ihre Mitarbeiter anbietet. Gemeinsam mit Co-Geschäftsführerin Dr. Sarah Majid-Ansari, Projektmanagerin Nadine Buckmann und Projektmitarbeiter Stefan Meier entwickelt er kontinuierlich neue Formate und Seminarthemen auf Basis der Bedürfnisse von Betrieben. Sein Seminar „Schwierige Personalgespräche führen“ kommt besonders gut an. „Schwierige Personalgespräche aufgrund von Undiszipliniertheiten wie Zuspätkommen oder anderen Gründen, wie zum Beispiel Alkoholsucht, gibt es in allen Unternehmen und in allen Bereichen“, sagt Humpert. „In der Produktion sind sie aber häufiger nötig, weil gerade dort Teams eng Hand in Hand arbeiten. Wenn hier jemand nicht so performt wie er oder sie sollte, dann fällt das nicht nur rasch auf, es gefährdet auch den reibungslosen Ablauf der Produktion.“
Alltagsszenarien im geschützten Raum
Doch warum führen Personalgespräche zu heiklen Themen häufig nicht dazu, dass sich an der Situation etwas verbessert? „Das liegt in den meisten Fällen daran, dass sich Vorgesetzte nicht gut genug auf solche Gespräche vorbereiten“, sagt Humpert. Sie hätten genauso wenig Lust auf das Gespräch wie der Mitarbeiter und möchten es schnell hinter sich bringen. Dann redeten sie um den heißen Brei herum, brächten schwache Argumente, sendeten widersprüchliche Signale und ließen den Mitarbeiter schlussendlich ratlos zurück. „Viele Führungskräfte machen sich keinen Kopf darüber, wie sie als Gesamtperson auf ihr Gegenüber wirken. Nicht nur in dem, was sie sagen, sondern auch wie sie es sagen.“ Im Seminar lässt Humpert die Teilnehmerinnen und Teilnehmer deshalb im Rollenspiel trainieren und filmt die Übungen mit der Kamera. Anschließend werden die Aufzeichnungen in der Runde besprochen. „Das führt permanent zu Aha-Erlebnissen. Denn den Meisten ist gar nicht klar, wie sie auf andere wirken, bevor sie sich selbst einmal in einer solchen Situation gesehen haben.“
Welche Situationen gespielt werden, entscheiden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer. In Gruppen bringen sie Erfahrungen aus ihrem Geschäftsalltag ein und entwerfen ein Gesprächsszenario, das anschließend durchgespielt wird. „Ich bin ein Freund davon, Kommunikationskonflikte möglichst spielerisch rauszukitzeln, denn auf diese Weise erarbeiten sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre ganz individuellen Aha- Momente“, sagt Humpert. Eine Erkenntnis trifft sie aber alle: Vor allem in heiklen Gesprächen gibt es viele Fallstricke, über die man sich schon vor dem Gespräch Gedanken machen muss.
Fehler aufzählen ist kontraproduktiv
Angefangen mit der Gesprächsatmosphäre. „Die Haltung ist dafür ganz entscheidend“, sagt Humpert. „Wenn ich nicht will, dass mein Gegenüber sofort dichtmacht, darf ich ihn nicht von oben herab behandeln.“ Stattdessen komme es darauf an, von Beginn an konstruktiv und wertschätzend aufzutreten, aber das Problem und das erwartete Ergebnis des Gesprächs klar zu kommunizieren. „Es bringt überhaupt nichts, erstmal alle Verfehlungen des Mitarbeiters aufzuzählen und das Gespräch ewig darum kreisen zu lassen, was in der Vergangenheit schlecht gelaufen ist. Das demotiviert das Gegenüber und drängt ihn oder sie in eine Abwehrhaltung. Dennoch verfahren sehr viele Führungskräfte nach genau diesem Muster“, warnt Humpert. Sein Tipp: Besser die Richtung vorgeben und im Dialog mit dem Mitarbeiter Lösungsmöglichkeiten entwickeln. „Denn manchmal gibt es für das Verhalten Gründe, die der Vorgesetzte nicht kennen kann.“ Dann sei es umso wichtiger, dass die Führungsperson das Interesse an einer gemeinsamen Lösung und die Bereitschaft zur Unterstützung in den Vordergrund stellt.
„Um ein heikles Personalgespräch erfolgreich zu meistern, kommt es auf die Drei-K-Kriterien an: Klar, konkret und konstruktiv“, sagt Humpert. Auf diesen drei Säulen sollte die gesamte Gesprächsführung aufbauen. „Damit das gelingt, muss man sich also ausreichend Zeit für die Vorbereitung eines Gesprächs nehmen.“
[Isabel Christian]
Das Team
von X4B
Markus Humpert
Geschäftsführer, bei X4B seit April 2019 (Gründung)
Fun-Fact:
„Mein zweites Wohnzimmer ist die Arena
am Berger Feld!“
Dr.-Ing. Sarah Majid Ansari
Geschäftsführerin,
bei X4B seit Juli 2022
Fun-Fact:
„Ich liebe Trash-TV!“
Nadine Buckmann
Projektmanagerin,
bei X4B seit Dez. 2022
Fun-Fact:
„Ich bin süchtig nach Nudeln!“
Stefan Meier
Projektmitarbeiter,
bei X4B seit Juni 2021
Fun-Fact:
„Ich gebe meinen
Motorrädern Namen!“
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